cualidades de una secretaria

CUALIDADES PERSONALES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.

                                          

Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.

RESPONSABILIDAD.

                                             

Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, cultural y natural.

ENTUSIASMO.



                                               

Esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o desarrollar un proyecto.

DISCRECIÓN.

                                    
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información
La discreción es un elemento de gran importancia a la hora de establecer vínculos de confianza entre dos personas que se conocen y comunican entre sí.


VERACIDAD.
La veracidad está estrechamente vinculada con conceptos como la buena fe, la honestidad y la sinceridad y por ello es que además se opone ciertamente a la hipocresía y a la mentira.

El término veracidad se emplea cuando se quiere dar cuenta que alguna cuestión, un hecho, una declaración, entre otras cuestiones, guardan estricta conformidad con la verdad.

PACIENCIA
La paciencia se asocia con la calma o la paz, es una cualidad que tiene una persona para soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa, una persona paciente es aquella que sabe esperar y logra tomarse las cosas con calma.

HONRADEZ.

Es una cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e íntegra. Quien obra con honradez se caracterizará por la rectitud de ánimo, integridad con la cual procede en todo en lo que actúa, respetando por sobre todas las cosas las normas que se consideran como correctas y adecuadas en la comunidad en la cual vive o se trabaja.

LEALTAD.

La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre del hombre e implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas. En fin la lealtad es sin dudas uno de los elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que es a través de ella que el ser humano puede confiar en otro.

SINCERIDAD.

Más que una cualidad, la sinceridad es un valor con el que debemos vivir para ser dignos de confianza de las personas que nos rodean; no sólo se ve en las palabras, sino que también se demuestra por medio de nuestras actitudes.

Cuando se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…) se tiende a aparentar lo que no se es (más joven, inteligente, educados…) Si se descubre la gran mentira que nos han hecho creer se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué presumes… y te diré de qué careces’’ y entonces se produce una gran desilusión ya que se pierden las esperanzas de lo que la persona no es en realidad.

RESPETO.

Esta cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está equivocado, hay que respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los demás.





EFICIENCIA.

Se define esta cualidad como una óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados".

Por lo tanto se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

CUALIDADES FÍSICAS DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA.

                                     
Cabe recalcar que la secretaria ejecutiva es la imagen de la empresa, por lo que habitualmente reciben a los visitantes a su llegada, en algunos casos la recepción es el lugar de encuentro y en otros, la sala de visitas o la propia secretaría.

ADECUADA MODULACIÓN DE LA VOZ

Una secretaria es en mayor parte de las ocasiones, la primera persona que recibe a los clientes o invitados, y por lo tanto da la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa, por lo tanto su tono de voz debe ser claro y al mismo tiempo delicado, suave, y armonioso.

AGUDEZA VISUAL

Es una cualidad física muy importante porque la secretaria siempre tomará dictados, revisará documentación interna o externa, además en la presentación de proyectos no podrá surgir inconvenientes de visualidad, sería fatal el que falle con sus


COORDINACIÓN DE MOVIMIENTOS

Sus movimientos deberán ser coordinados, no podrá tener tips nerviosos a la hora de caminar en las diferentes áreas de la empresa, en lo que se refiere a digitación de textos sus dedos deberán utilizar el teclado correctamente tal y como lo indican las técnicas secretariales.

Sus piernas deberán permanecer cerradas en posición recta al igual que su postura, deberá siempre caminar y sentarse con altivez y cortesía.



EXCELENTE PRESENTACIÓN

Una secretaria eficiente, debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes, debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

PERFIL DE LA SECRETARIA

CAMPOS HA DESTACAR

 Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

                   

POR QUE SE CELEBRA EL DIA DE LA SECRETARIA

DIA DE LA SECRETARIA

Existen dos historias sobre el origen del Día de la Secretaria. Una de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes nacida el 30 de septiembre de 1850, fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.

En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año tras año cada 30 de septiembre con la participación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese país fijara un “Día de la Secretaria “. A nivel mundial, cada país fue decidiendo qué día le asignaría a dicha celebración.

Otra historia afirma que el festejo anual fue organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos), en 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la “Semana Nacional de las Secretarias”, y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de oficina.

El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarías en el lugar de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de secretaria. En el año 2000, la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos cambió el nombre de la celebración por la Semana de los Profesionales Administrativos (la tercera semana de abril) y el Día de los Profesionales Administrativos(el 21 de abril) como una forma de reconocer los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa.

LAS SECRETARIAS MAS FAMOSAS

Cuatro secretarias históricas

Gertraud "Traudl" Humps-Junge entró a la historia por ser una de las secretarias personales de Adolf Hitler desde diciembre de 1942 hasta abril de 1945. Con solo 22 años fue una de las asistentes más jóvenes del Führer.

Durante 1945, Traudl fue testigo en primera línea de los acontecimientos tras las caída de Hitler y redactó el testamento político del líder alemán. Fue capturada y entregada a las autoridades de EEUU que en 1947 la dejaron en libertad.

Por 54 años, Helen Gandy fue la secretaria y asistente personal de J. Edgar Hoover, director del FBI. Considerada la mano derecha del agente, Gandy custodió y destruyó personalmente todos los documentos personales del temido director del organismo de seguridad norteamericano después de su fallecimiento.

Blanca Ibáñez fue la secretaria y actualmente viuda del expresidente venezolano Jaime Lusinchi. Fue designada para su cargo en 1984, cuando el político recién asumió su cargo, lo que desató una enorme controversia en torno a su persona.

Los rumores sobre el affair entre Ibáñez y Lusinchi fueron la comidilla de la prensa de la época, pero no fue sino hasta el final del mandato del Presidente que contrajeron matrimonio.

Sin embargo, no es por su corazón que Ibáñez se hizo famosa, sino por estar implicada en el caso de Recadi.

María Auxiliadora Jara de Tarazona escribió su nombre en la historia venezolana por estar tras el indulto al narcotraficante Larry Tovar Acuña.

Se asegura que Tarazona, que en esa época era la secretaria privada de Ramón J. Velázquez, colocó el proyecto de indulto a Tovar Acuña junto a un estudio de la Consultaría Jurídica, pero, al parecer, olvidó mencionarle al Presidente que esos documentos recomendaban conmutar los delitos del procesado.

HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA UNA SECRETARIA

LO QUE NUNCA TE DEBE FALTAR:

Uno de los trabajos que implica mayor compromiso, responsabilidad y entrega es el de una secretaria ejecutiva ya que son estas maravillosas mujeres las que tienen que sacar adelante una agenda de citas y llevar todo lo que se refiere a la empresa con total orden y pulcritud para que su jefe también pueda cumplir eficazmente con sus funciones. Es por esto que si eres secretaria ejecutiva o quieres serlo para que tu trabajo sea lo más efectivo posible y así conserves una imagen impecable como profesional.
1. Como primera medida una secretaría ejecutiva necesita estar impecable-mente presentada ya que la mayoría de veces es la imagen de la compañía para la cual trabaja y esto es un requisito primordial para poder pertenecer a una importante empresa. Es por este motivo que una secretaria no puede dejar de tener y llevar consigo un buen kit de maquillaje de excelente calidad a prueba de factores ambientales como el agua. 

                                               
2. Otro de los artículos que no le pueden faltar a una secretaria ejecutiva es una buena agenda que sea de calidad, es decir, hay que invertir en este elemento para que cuente con la resistencia que va a necesitar pues seguramente va a estar expuesta a muchas acciones rápidas e imprevistas en las cuales no puede perder hojas o dañarse fácilmente. 

                                                 
3. Como respaldo al punto anterior, una secretaria ejecutiva debe contar con un buen teléfono celular que tenga entre sus opciones la de agenda. Lógicamente siempre van a ser más confiables las agendas de papel pero nunca esta de más tener la información guardada en otro sitio por si se pierde ésta como apoyo en las actividades diarias y además para que te puedan recordar tus citas y tareas más inmediatas.

                            

4. Que sería de una secretaria ejecutiva sin una buena vestimenta y unos zapatos impecables. Es por esto que estos elementos son otro de los artículos que más vas a usar si te dedicas a esta noble profesión. Lo más recomendado es que compres en almacenes de marcas reconocidas por su calidad, no solamente para tener puesta ropa de marca sino también porque debes recordar que vas a estar todo el día bien vestida y con tacones por lo cual vas a necesitar que estos sean muy cómodos.
                                                   
5. Finalmente, una buena secretaria ejecutiva debe contar con un bolso resistente, grande y con una estética impecable para que además de que le sirva como complemento a su elegante vestimenta, sea útil para que pueda llevar todas las numerosas cosas que necesita.

                                               
                                               
CON CADA UNA DE ESTAS HERRAMIENTAS LUCIRAS LINDA, MODERNA Y RELUCIENTE.

atuendos para secretarias modernas

COMO SE DEBE VESTIR UNA SECRETARIA.

La secretaria debe ser siempre muy elegante y bien vestida, pero ¿cómo poner su estilo y personalidad en la ropa adecuada para el entorno profesional?

Una dificultad importante por las secretarías es el traje, sin duda somos la tarjeta de presentación de la empresa donde trabajamos. Por lo tanto, esta bien vestida es fundamental.
Estar bien vestido profesionalmente y personalmente va mucho más allá de eso. Estar bien vestida hace nos sienta mejores. ¿Quién no le gusta sentirse hermosa y elegante? Todo el mundo le gusta. Cuando está bien con sí mismo los flujos de trabajo mejor.
Por varias razones, no siempre es posible estar bien vestida. Puede ser el aspecto financiero, falta de tiempo o falta de motivación. Desmotivados personas con vida y con trabajo, no puede conectarse el hecho de si o no bien presentable.
Falta de tiempo no es excusa, unos minutos antes de la elevación y... vale la pena!
Ahora, si el problema es financiero, que lo sí es un poco más difícil de resolver. Cuando invierte en ropa y calzado, buscar partes básicas, que se pueden utilizar con diferentes looks. Piezas muy coloridas y llamativas tienden a ser difícil de hacer combinaciones y con esto sólo restringido a usar varias veces la misma ropa.
Su estilo y su personalidad a menudo están presentes en pequeños detalles, como un accesorio, un bolso, una joya o un pañuelo.
Cada empresa tiene su próprio estilo y requiere cierto tipo de traje. Es difícil decir que traje particular es ideal. Debemos, sobre todo, para ver cómo es su empresa y adaptarse a él.
Vestimenta formal: utilizado en los entornos más convencionales, donde generalmente El domínio masculino prevalece. Aquí le damos un aspecto más sobrio con terninhos o más Vestido de capa. Para dar un encanto especial puede adoptar una camiseta diferente o una bufanda alrededor del cuello. Cabe mencionar que los accesorios deben seguir la misma línea, discreta, bien diseñada y moderna. Cuidado con los accesorios, porque tienen que estar en estilo de armonía.

Vestimenta casual o semiformal: esta aquí se utiliza en entornos menos formales, uno puede renunciar el traje tradicional e invertir un poco más en colores y accesorios. Pero siempre con sentido común.

Vestimenta Deportes : aquí casi todo se libera! Pero no hay que olvidar que el escritorio es un escritorio en cualquier lugar, así que siempre tenga cuidado.En las empresas que tienen un ambiente informal, muchas personas terminan consiguiendo confundido en que pueden y no pueden usar. Igual que todo otro lanzado puede mostrar su estilo de ropa más cómoda que la formal vestimenta, por ejemplo. Aquí usted puede mezclar deporte con las ocasionales. Combinar la camisa de jeans, vestido con una capa y así sucesivamente.